Nicht jedes Thema braucht ein eigenes Buch
Mehrere Notizbücher können Ordnung schaffen, aber auch Informationen verteilen. Prüfen Sie zunächst, wie Sie später nach einer Notiz suchen. Erinnern Sie sich an das Datum, an ein Projekt oder an die Person des Gesprächs? Die Antwort hilft bei der Auswahl eines Systems. Ein chronologisches Buch mit klaren Überschriften kann für manche Aufgaben besser funktionieren als viele fast leere Themenhefte.
Wenn Sie mehrere Bücher nutzen, geben Sie jedem eine eindeutige Aufgabe. Ein Buch für laufende Arbeit und eines für private Ideen sind unterscheidbar. Drei Bücher mit der Bedeutung verschiedenes führen dagegen schnell zu parallelen Ablagen. Beschriften Sie Rücken oder Vorderseite so, dass das richtige Buch ohne Aufklappen gefunden wird.
Lose Blätter gezielt einfangen
Einzelne Zettel entstehen auch bei einem guten System. Geben Sie ihnen einen festen Eingang, etwa eine flache Mappe. Übertragen Sie nicht automatisch jeden Text in ein Notizbuch. Prüfen Sie zuerst, ob die Information noch gebraucht wird und welcher Vorgang dazugehört. Eine überholte Telefonnummer muss nicht durch Abschreiben dauerhaft Teil des Archivs werden.
Wichtige lose Blätter können in einer passenden Hülle beim betreffenden Projekt bleiben. Vermerken Sie Datum und Zusammenhang, wenn diese später fehlen würden. Vermeiden Sie einen Stapel ohne erkennbare Reihenfolge unter der Tastatur. Dort sind die Blätter zwar nah, werden aber bei jeder anderen Tätigkeit verschoben und verlieren leicht ihren Zusammenhang.
Zwischen Erinnerung und Aufgabe unterscheiden
Eine Gesprächsnotiz dokumentiert, was besprochen wurde. Eine Aufgabe beschreibt, was als Nächstes geschehen soll. Kennzeichnen Sie offene Handlungen in einer einheitlichen, einfachen Weise und übertragen Sie sie bei Bedarf in die tatsächlich benutzte Aufgabenübersicht. Die Notiz selbst kann am ursprünglichen Ort bleiben. So müssen Sie nicht jedes Buch täglich vollständig durchblättern.
Nehmen Sie sich regelmäßig eine kurze Sichtung vor. Erledigte Zettel werden entfernt oder passend abgelegt, aktive bleiben zugänglich. Wenn ein Notizbuch abgeschlossen ist, bekommt es einen Zeitraum oder Projektnamen auf dem Rücken. Die Ordnung muss nicht kunstvoll aussehen. Sie soll eine konkrete Frage beantworten können: Wo steht die Information, und ist daraus noch etwas zu tun?
